關於下次會議

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最近我一直在考慮開會。 賽斯(Seth)的帖子 年度公司活動 啟發了我開始撰寫這篇文章。 作為一個只有一名員工的人,我必須非常小心我參加了多少次不會帶來收入的會議。

每天,我都被邀請參加會議-通常是喝咖啡或午餐。 在很多時候,他們是專業的關係甚至是領導,所以這不會帶來收入 今日,但明天可能會導致某些問題。 這些會議令人難以置信,令人興奮……通常是就公司,其市場營銷或技術興起進行頭腦風暴或製定戰略。

不過,這與我以前在每天舉行會議的大型公司工作的時候完全不同。 在公司開會很昂貴,打斷工作效率,而且通常是絕對的時間浪費。 以下是會破壞企業文化的會議:

  • 舉行會議以達成共識。 您可能已經僱用了負責完成工作的人員。 如果您要召開會議來為他們決定……或更糟糕的是……放棄他們的決定,那說明您犯了一個錯誤。 如果您不信任該人做這項工作,請解僱他們。
  • 舉行會議以達成共識。 這有點不同……通常由決策者持有。 他(或她)對他們的決定沒有信心,並對後果感到恐懼。 通過召開會議並徵得團隊的一致意見,他們正試圖擴大責任範圍並減少問責制。
  • 會議開會。 沒有什麼比打擾某人的一天,每週或每月的會議更糟糕的了,因為那裡沒有議程,什麼也沒發生。 這些會議對於公司來說是非常昂貴的,通常要花費數千美元。

每次會議都應該有一個不能獨立實現的目標……也許是集思廣益,傳達重要信息或分解項目並分配任務。 每個公司都應制定規則-被邀請方應拒絕沒有目標和議程的會議。

許多年前,我參加了一次領導班,他們教了我們如何開會。 這聽起來可能很有趣,但是與大型組織開會的開銷很大。 通過優化每次會議,您可以節省金錢,時間並建立團隊,而不是傷害他們。

團隊會議有一個領導者,一個 (做筆記), 計時員 (以確保會議按時進行),以及 看門人 (以保持話題)。 計時員和看門人交換了每次會議的權力,並有權更改主題或結束會議。

每次會議的最後10分鐘左右用於製定一個 行動計劃。 該行動計劃有3欄– 誰,什麼,什麼時候。 每個動作中定義的是誰來做這項工作,可衡量的可交付成果是什麼,以及他們何時得到它。 領導者的職責是使人們對約定的交付成果負責。 通過為會議制定這些規則,我們能夠將會議從打斷會議的方式轉變為提高會議效率。

我想請您考慮一下您正在召開的每次會議,它是否在產生收入,是否富有成效以及如何管理它們。 我利用 恰好安排我的會議 經常想知道如果您必須通過信用卡支付一定的費用來安排會議,我實際上將召開多少次會議! 如果您必須從薪水中支付下一次會議的費用,您是否還會有薪水?

3 個評論

  1. 1

    道格,我想和您安排一次會議來討論更多。 🙂

    我曾經聽過一位喜劇演員說,如果組織者通過要求所有人舉手錶示是否仍在處理昨天所做的任何工作而開始會議,那麼在美國公司召開會議的速度將會更快。

  2. 2

    很棒的帖子! “所有會議都是可選的”理念實際上是ROWE的指南,我公司已經享受了幾年了。 我們中的很多人都將錯誤的事情看重,例如“面對時間”,或在預設時間裝滿椅子。 會議和麵對面的時間很棒,並且在適當的背景下具有價值,但是我們不應該允許這些事情在沒有意義的情況下給我們帶來生產力的幻覺。

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