RFP360:新興技術可消除RFP的痛苦

RFP360

我整個職業生涯都花在了軟件銷售和市場營銷上。 我努力吸引潛在客戶,加快銷售週期並贏得交易-這意味著我已經投入了數百小時的時間來思考,研究和響應RFP-在贏得新業務方面必不可少的邪惡。

RFP一直感覺就像是一個永無止境的追逐之路,這是一個極其緩慢的過程,不可避免地需要從產品管理中尋找答案,與法律衝突,對IT問題進行故障排除,並通過財務確認數字。 那些熟悉的人知道-清單還在繼續。 營銷,銷售和業務開發專業人員花了無數小時來低效地篩選先前對重複性問題的答案,追踪對新問題的回答,驗證信息並一次又一次地尋求批准。 該過程非常複雜,耗時,並且會給任何組織的資源帶來壓力。 

儘管技術發展迅速,但對於許多企業而言,RFP流程與我十多年前職業生涯初期的經歷相比變化不大。 市場營銷團隊仍在使用手動流程來整理提案,使用從可能存在於Excel電子表格,共享的Google文檔甚至電子郵件歸檔中的任何數量的來源中獲取的答案。

就是說,我們不僅迫切希望RFP流程更高效,而且業界開始要求它,這是新興軟件必將對RFP格局產生巨大影響的地方。

RFP軟件的好處

除了使RFP的構建過程減輕痛苦之外; 建立快速,可重複的RFP流程可以直接影響收入。 這就是新興的RFP技術介入的地方。

RFP軟件在內容庫中集中並分類常見問題和回答。 這些解決方案中的大多數都是基於雲的,並支持投標經理,主題專家和行政級別批准者之間的實時協作。

特別是, RFP360 使用戶能夠快速: 

  • 使用自定義知識庫保存,查找和重用內容
  • 與同事一起處理相同版本的單個文檔
  • 分配問題,跟踪進度並自動執行提醒
  • 使用AI自動識別問題並選擇正確的答案
  • 訪問知識庫,並使用插件在Word,Excel和Chrome中處理提案。

桌面響應器

結果, RFP360的提案管理解決方案報告說,他們能夠大幅縮短總響應時間,增加能夠完成的RFP數量,同時還能提高整體獲勝率。

與去年相比,我們今年對RFP的響應增加了85%,並且我們的提升率提高了9%。

InfoMart首席戰略官Erica Clausen-Lee

有了更快的響應,您將有更多的總體機會來提供一致,準確和有效的響應,從而更有可能贏得業務。

增強RFP一致性

使用該平台的知識庫,用戶可以輕鬆地存儲,組織,搜索和重用過去的投標內容,從而使他們在RFP響應方面處於領先地位。 提案內容的集中式中心使您的團隊不必重寫現有的答案,從而使您可以收集數據並保留最佳答案供將來使用。

我們有安全感,知道我們的知識是安全且一致的。 我們不必擔心,如果有人退出或度假,我們會失去任何SME專業知識。 我們沒有花很多時間尋找以前的答案,而是試圖找出誰在做什麼,因為所有問題和答案都在RFP360中。

國家地理學習的Beverly Blakely Jones | 參與案例研究

提高RFP精度 

即使對於最有經驗的團隊成員,不正確或過時的答案也很難捉摸。 當與RFP上通常出現的快速上交截止日期配對使用時,存在提供有缺陷的信息複合物的風險。 不幸的是,不准確的信息也可能會非常昂貴,因為它可能使您失去要從事的業務。 不正確的RFP響應可能會導致無法考慮,長時間的談判,合同延誤或更糟。

基於雲的RFP軟件通過允許團隊隨時隨地更新其響應,從而確信更改已反映在整個系統中,從而解決了該問題。

例如,當產品或服務進行頻繁的更新(需要包含在標準響應中)時,這種類型的功能非常有用。 在許多情況下,面對這種類型的變更,團隊必須貫穿整個組織結構圖,以確保在製度上採用更新,然後跟進每個成員以確保在單個級別進行更新,同時還要在檢查每個提案之前仔細檢查每個提案。出去。 好累

基於雲的RFP軟件管理整個業務的這些更改,並充當不斷發展的內容的單一交換所。

增強RFP效率

RFP軟件的最大好處是提高效率的速度—以其自己的方式,使用這種技術構建RFP所花費的時間可與從海岸到海岸和飛行之間的差異相媲美。 許多RFP軟件解決方案(包括RFP360)也是基於雲的,可以快速部署,這意味著結果幾乎是即時的。

價值實現時間(TtV)的想法是,有一個時鐘可以跟踪客戶從簽署的合同到他們完全理解價值並釋放軟件潛力的“啊哈時刻”所需的時間。 對於RFP軟件,此時間通常發生在合同簽訂後的幾週內,此時用戶正在與客戶體驗團隊合作進行第一個RFP。 標準答案和第一個建議被上傳到系統中,然後是“啊哈”時刻(軟件識別出問題並插入正確答案),平均在瞬間完成RFP的大約60%至70%。 

我們發現RFP360的界面是最直觀,最容易安裝和運行的。 對於我們來說,學習曲線非常少,它使我們的表現幾乎立即提高。

Emily Tippins,Swish維護銷售管理員| 案例分析

RFP流程的發展使用戶有時間回到專注於更高級別的戰略計劃上。 

這絕對使我們更加高效。 RFP360讓我們回到了過去,讓我們可以真正地選擇我們的項目。 我們不再瘋狂了。 我們可以深吸一口氣,專注於戰略,並確保我們選擇正確的項目並提供優質的響應。

CareHere的業務發展助理Brandon Fyffe

RFP技術必備

  • RFP之外的業務 –響應軟件不僅適用於RFP,您還可以管理信息請求(RFI),安全和盡職調查問卷(DDQ),資格要求(RFQ)等。 該技術可用於具有可重複答案的任何類型的標準化問答形式。
  • 一流的可用性和支持 –並非所有從事RFP的人都是超級用戶。 RFP需要許多部門和具有不同技術技能水平的主題專家的意見。 選擇一個易於使用且直觀且擁有出色客戶支持的解決方案。
  • 經驗和穩定性 –與任何SaaS技術提供商一樣,您可以期望RFP技術會定期進行更新和增強,但要確保該公司具有提供可信賴的真正有用功能的經驗。
  • 知識庫  –每個RFP解決方案都應包括一個可搜索的內容中心,該中心使您的用戶可以輕鬆地協作並為分配給他們的響應提供更新。 尋找一種利用人工智能將常見問題與其回答相匹配的解決方案。
  • 智能插件和集成 – RFP技術應與您使用的程序配合使用。 尋找可讓您在處理Word或Excel等程序中的響應時使用知識庫的插件。 該軟件還應與關鍵的CRM和生產力應用程序集成,以無縫支持您的RFP現有流程。

浪費時間,贏得更多RFP

RFP與獲勝有關。 它們旨在幫助買方確定最佳人選,並且您能證明自己的業務符合要求的速度越快越好。 RFP軟件可加快您的流程,使您更快地得到考慮,並獲得更多業務,並為您提供更多獲勝的機會。

隨著營銷團隊變得更加與收入運營保持一致並進行協作,RFP技術對流程變得越來越重要。 快速RFP響應的需求並沒有消失。 因此,不要等到您再也無法採用採用可節省您RFP時間的技術。 您的競爭對手當然不會。

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